各院(部)、部门：

　　现将《皖江工学院会议制度(修订)》印发给你们，请认真贯彻执行。

　　附件：皖江工学院会议制度(修订)

　　皖江工学院

　　2021年3月24日

皖江工学院院务部 2021年3月24日印发

　　附件

皖江工学院会议制度（修订）

　　会议是学校工作的重要组成部分，也是学校信息沟通、任务安排与检查落实的重要途径。为规范我校各类会议的管理，提高会议效率，保证会议效果，促进作风建设，树立我校教职工良好的精神风貌，特制定本制度。

　　适用范围

　　本制度适用于学校或部门牵头组织的各类会议，部门内部会议可参照本制度执行。

　　二、会议通知起草与发送

　　组织会议的主要职能部门应在会议前发出会议通知，使参会人员能够准确了解本次会议的关键信息，以便提前准备，保证会议目标的实现。全校性会议由院务部综合科以一周日程安排形式发布，通知参会人员和会务由各主要职能部门负责。

　　(一)会议通知包括以下几项内容

　　1.会议目的：明确说明会议的主题以及预期达到的效果。

　　2.会议时间：说明会议的开始时间、会期时间和结束时间。

　　为保证会议效率和质量，在议题和内容有限的情况下，会议时间一般应控制在2小时以内。

　　3.会议地点：会议地点应该明确标出，如果会议地点在学校外部，会议通知中应附上会议地点示意图。

　　(二)参会人员

　　主要职能部门在确定参会人员时，应按照精简高效原则，既不能遗漏须参会人员，也不要随意扩大参会人员范围。

　　(三)会议通知的发送

　　跨部门的会议，会议组织部门应提前1个工作日发出会议通知，以便参会人员能够事先调整好时间安排并为参会做好准备。

　　三、会务组织

　　(一)各单位召开会议时，应严格按照《皖江工学院会议室使用管理规定》(皖工校政〔2021〕35号)文件要求使用会议室，至少提前3日向院务部综合科申请，以便总体安排。

　　(二)会议应本着高效、节约的原则进行。会议布置以简洁大方为主。

　　(三)如果会议设在学校外部，组织会议的主要职能部门应视会议时间安排组织参会人员的交通和食宿。下午有会议议程的，午餐应安排为工作餐。

　　(四)会议汇报部门根据会议的目的、规模等内容自行准备会议材料。全校性的会议由院务部综合科准备材料，职能部门牵头组织的会议由职能部门准备材料。

　　(五)会议主要职能部门根据会议的性质和内容确定会议内容是否要保密，如果需要保密，应采取必要的保密措施。除会议主要职能部门外，一律不得录音、摄像。会议中使用的文件一律由会议主要职能部门统一收发。

　　(六)会议主持人负责总体把握整个会议进程。

　　会议主持人在会议开始前，应该清点参会人员名单，向与会人员通报此次会议的会议目的，会议的具体议程，明确说明此次会议的注意事项和会议纪律。

　　会议主持人在会议过程中，应该把握会议的方向和时间，促成会议目标的实现。

　　会议主持人在会议结束后，要通报参会人员到会情况。

　　四、会后工作

　　(一)如需印发纪要的会议，在结束之后的3个工作日之内，相关部门应该撰写出会议纪要下发到各相关单位。会议纪要应该准确、真实地反映会议的内容和结论。

　　(二)参会的有关人员应根据要求把会议精神或决议及时向本单位人员传达。

　　(三)在执行会议的有关决定和工作安排中遇到困难或阻力，必须及时向分管领导汇报，请示解决办法，不得延误工作进程。

　　(四)会场布置的工作，必须由主要职能部门负责人统筹安排，落实责任人并监督执行完成情况。

　　五、会议纪律

　　(一)参加会议人员必须在指定的时间、地点出席会议。无故缺席按旷工计。

　　(二)参加会议人员如果因特殊原因不能出席会议，应提前向组织会议的主要职能部门负责人履行请假手续。

　　(三)参加会议人员应将手机调至静音或关闭。

　　(四)参加会议人员应做好会议记录，认真领会会议精神。

　　(五)参加会议人员无特别重大事情急待处理，未经会议主要职能部门允许不得中途离场。

　　(六)参加全校大会的人员应提前15分钟到场并按指定位置就坐，各单位负责人要清点人数，并将单位人员到会情况提前5分钟报会议召集部门。

　　(七)参加会议人员要保持会场秩序，非讨论性、辩论性会议，不得中途打断主讲人讲话。

　　六、本细则由院务部负责解释，自发文之日起施行。原皖工校政〔2019〕317号文件停止执行。